Ist eine Rechnung mit Word und Excel steuerlich korrekt?
Du fragst dich vielleicht, ob du Rechnungen mit Word und Excel schreiben kannst, wenn du gerade dein eigenes Unternehmen aufbaust. Das ist eine gute Frage! Allerdings ist die Antwort nicht ganz so einfach.
Zunächst einmal ist es wichtig zu wissen, dass du als Unternehmerin oder Unternehmer verpflichtet bist, Rechnungen auszustellen – unabhängig von der Art deines Unternehmens. Wenn du also gerade erst anfängst und keine teuren Buchhaltungsprogramme hast, ist es verlockend, auf Word und Excel zurückzugreifen.
Rechnungsdokumente und die Revisionssicherheit
Aber hier kommt das “JEIN”: Du musst sicherstellen, dass deine Rechnung revisionssicher ist. Das bedeutet, dass sie weder von dir noch von deinem Kunden nachträglich verändert werden kann und dass alle Schritte im Falle einer Prüfung nachvollziehbar sein müssen.
Also, wenn du sicherstellen kannst, dass deine Word- und Excel-Rechnungen diese Anforderungen erfüllen, dann kannst du sie verwenden. Allerdings gibt es auch spezielle Buchhaltungsprogramme, die extra für diesen Zweck entwickelt wurden und dir möglicherweise mehr Sicherheit bieten können.
So erhältst du Revisionssicherheit in deinen Rechnungen
Option 1:
Richte dir ein Rechnungsformular auf deinem Computer ein, in dem du deine festen Daten wie Adresse und Steuernummer hinterlegst. Für jede Rechnung änderst du nur die variablen Elemente wie Rechnungsnummer, Kundenadresse und Artikel. Drucke die Rechnung dann in zweifacher Ausführung aus – eine für deine Ablage und eine für den Kunden. Schließe das Formular anschließend ohne zu speichern. Deine fortlaufenden Rechnungsnummern behältst du in deinem Ablageordner im Blick. Stornos und Gutschriften müssen dokumentiert werden.
Option 2:
Sobald du eine Rechnung gedruckt und versendet hast, musst du diese änderungssicher in einer Cloud oder auf deinem Computer speichern. Dabei musst du auf die Änderungssicherheit achten, die nach den rechtlich bindenden Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form verlangt wird (GoBD). Offene Daten, wie Rechnungen in Word oder Excel, sowie auch in PDF konvertierte Rechnungsdokumente, dürfen nicht digital an Kunden verschickt werden. Ein PDF ist kein änderungssicheres Dokument! Das Finanzgericht Köln hat in einem Urteil auf die Manipulierbarkeit jeglicher digitaler Daten hingewiesen. Die Revisionssicherheit ergibt sich nicht aus dem Format, in dem die Daten gespeichert werden (PDF/Word/Excel), sondern aus der Art der Speicherung, die jede Veränderung im Inhalt der Datei protokollieren muss.
Warum ist Revisionssicherheit in Rechnungen so wichtig?
Sollte es zu einem Storno kommen, muss die komplette Rechnung ausgebucht werden und eine neue Rechnung mit neuer Rechnungsnummer eingebucht werden (z.B. falsch gelieferter Artikel). Alles muss nachvollziehbar sein. Es soll damit verhindert werden, dass der Kunde beide Rechnungen beim Finanzamt einreicht.
Du hast noch Fragen? Ich berate dich gerne rund um das Thema Steuern sowie deine Möglichkeiten und Pflichten als Unternehmer!
Nutze das deutsche Steuerrecht:
In einem meiner Beiträge habe ich es schon erwähnt: Wer zu viele Steuern zahlt, setzt zu wenig Kosten ab. Bevor du also von deiner hohen Steuerbelastung frustriert wirst, prüfe kurz, ob du wirklich alle absetzbaren Kosten auf dem Radar hast.
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