Ist eine Rechnung mit Word und Excel steuerlich korrekt?

Egal welche Unternehmensform Sie nutzen, Sie sind dazu verpflichtet Rechnungen zu schreiben. Wenn man sich allerdings noch im Aufbau eines Unternehmens befindet, dann werden keine teuren Buchhaltungsprogramme gekauft. Daher werde ich oft gefragt, ob eine Rechnung aus Word und Excel ausreichend ist.

Ein klares JEIN an dieser Stelle.

Rechnungsdokumente und die Revisionssicherheit

Es muss sichergestellt werden, dass ein Rechnungsdokument revisionssicher gespeichert wird.
Das heißt:
Die Rechnung darf weder von Ihnen noch vom Kunden nachträglich verändert werden. Alle Schritte müssen im Falle einer Prüfung nachvollziehbar sein!

So erhalten Sie Revisionssicherheit in Ihren Rechnungen

Möglichkeit 1:
Sie haben sich auf Ihrem PC ein Formular eingerichtet. Ihre festen Daten wie Ihre Adresse, Steuernummer, usw. bleiben bestehen und Sie ändern nur die Variablen, die aus Rechnungsnummer, Kundenadresse, Artikel, usw. bestehen.
Sobald Sie Ihre Rechnung fertiggestellt haben, drucken Sie die Rechnung in zweifacher Ausführung aus. Ein Exemplar ist für Ihre Ablage und ein Exemplar für Ihren Kunden.

Danach schließen Sie die Vorlage OHNE Speichern!
Ihre fortlaufenden Rechnungsnummern ersehen Sie nur in Ihrem Ablageordner. Stornos und Gutschriften müssen dokumentiert werden.

Möglichkeit 2:
Sobald eine Rechnung gedruckt und versendet wurde, muss diese änderungssicher in einer Cloud oder auf Ihrem PC gespeichert werden. Die Krux hierbei ist die Änderungssicherheit. Sie wird nach GoBD verlangt. GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Nach diesen, rechtlich bindenden Grundsätzen dürfen keine offenen Daten – also Rechnungen in Word oder Excel – und auch keine in PDF konvertierten Rechnungsdokumente digital an Kunden verschickt werden. Ja, auch ein PDF ist kein änderungssicheres Dokument!

Dazu gibt es ein Urteil vom Finanzgericht Köln auf Basis der Aussage eines EDV-Experten, der die Manipulierbarkeit jeglicher digitaler Daten bejaht hat. Die Revisionssicherheit ergibt sich nicht aus dem Format, in dem die Daten gespeichert werden ( PDF/Word/Excel), sondern aus der Art der Speicherung.
Diese muss jede Veränderung im Inhalt der Datei protokollieren.

Warum ist Revisionssicherheit in Rechnungen so wichtig?

Sollte es zu einem Storno kommen, muss die komplette Rechnung ausgebucht werden und eine neue Rechnung mit neuer Rechnungsnummer eingebucht werden (z.B. falsch gelieferter Artikel). Alles muss nachvollziehbar sein. Es soll damit verhindert werden, dass der Kunde beide Rechnungen beim Finanzamt einreicht.

Sie haben noch Fragen? Ich berate Sie gerne rund um das Thema Steuern, sowie Ihre Möglichkeiten und Pflichten als Unternehmer!

Nutzen Sie das deutsche Steuerrecht:
In einem meiner Beiträge habe ich es schon erwähnt, wer zu viel Steuern zahlt, setzt zu wenig Kosten ab. Bevor Sie also über Ihre hohe Steuerbelastung frustriert sind, prüfen Sie, ob Sie wirklich alle absetzbaren Kosten auf dem Radar haben.

Übrigens:
Austausch und Beratung in Sachen Steuern gehen ganz einfach, digital und papierlos.

Wenn Sie hierzu Fragen haben, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf.
Wenn Sie uns kennenlernen möchten, nutzen Sie unser unverbindliches Erstgespräch.

Beste Grüße
Ingo Sierck

 

Wir sind die Baumann Steuerberatungsgesellschaft mbH.

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